Yhteistyöllä onnistuneeseen sisäiseen viestintään
Te-digi on Suomen mittakaavassa suuri hanke. Lähes 150 ihmistä kehittää Työmarkkinatoria ja uudistaa siihen liittyviä TE-asiantuntijoiden käyttämiä järjestelmiä. Kuten missä tahansa hankkeessa, on TE-digissä erityisen tärkeää, että ihmiset tietävät missä mennään ja mitä on päätetty.
Suuressa hankkeessa sisäisen viestinnän merkitys, tiedon jakaminen ja ihmisten osallistuminen korostuvat. Toimivalla sisäisellä viestinnällä on sitouttava ja motivoiva vaikutus. On helpompi keskittyä omiin ydintehtäviin, jos kokee tietävänsä missä mennään.
Kerro mistä on keskusteltu
Sisäinen viestintä ei ole kuitenkaan mikään helppo juttu, jonka yksi tai kaksikaan ihmistä voisi ratkaista, vaan siihen tarvitaan kaikkia.
Sisäisen viestinnän näkökulmasta tämän hankkeen haasteena on ollut muun muassa se, että ihmiset työskentelevät ympäri Suomea. Toki meillä on käytössä monia pikaviestivälineitä, mutta useinhan asioita edistetään kasvotusten toimistoissa ja kahvipöydissä.
No kuinkas nämä asiat saadaan tietoon sinne toiselle puolen Suomea? Sisäisen viestinnän tavoitteena on antaa välineitä ja työkaluja, joilla ihmiset voivat jakaa tietojaan.
Sisäisen viestinnän toimivuus on paljon kiinni siitä, kuinka paljon ihmiset kertovat toisilleen, mistä on keskusteltu ja päätetty. Lisähaastetta viestinnän seuraamiseen toki tuo viestintävälineiden paljous, jolloin jokin tieto saattaa mennä ohi tai aika vain ei riitä kaiken seuraamiseen.
Välitä tietoa
Viestinnän merkitys korostuu hankejohdon tasolla. Jo suunnitteluasteella olevat asiat olisi hyvä saattaa ihmisten tietoon. Usein kuitenkin käy niin, että päätöksiä täytyy tehdä nopeasti, joten vasta tehdyistä päätöksistä tiedotetaan.
Olemme kuitenkin pyrkineet siihen, että päätöksistä on mahdollista keskustella ja suuremmista päätöksistä pidetään infotilaisuuksia, jotka nauhoitetaan myös myöhempää katselua varten. Käytössämme on myös päätösloki, josta on helposti selattavissa kaikki hanketta koskevat päätökset.
Anna palautetta
TE-digin sisäisen viestinnän haasteet ovat pitkältä samoja, joiden kanssa kaikissa suurissa hankkeissa painitaan. Haastankin kokouksissa ja kahvipöydissä istuvia ihmisiä miettimään, onko keskustelun aiheena asia, josta jonkun muunkin olisi hyvä tietää. Jos näin on, niin ei muuta kuin tieto jakoon.
Sisäinen viestintä ei myöskään kehity, ellei siitä anneta palautetta ja kehitetä yhdessä. Kannattaa siis tuoda rohkeasti esille omia ideoita viestinnän kehittämiseen.
Miina Väänänen
johdon tuki, hankkeen sisäinen viestintä / Työmarkkinatori