Berätta, vidarebefordra, ge respons: genom samarbete mot en lyckad intern kommunikation
Te-digi är ett stort projekt med Finlands mått mätt. Nästan 150 personer är med om att utveckla Arbetsmarknadstorget och förnya de anslutande system som de sakkunniga vid arbets- och näringsbyrån använder.
Såsom i vilket projekt som helst är det inom TE-digi av yttersta vikt att folk vet vad målet är och vilka beslut som har fattats. Inom ett stort projekt betonas betydelsen av intern kommunikation, informerande och delaktighet. En fungerande intern kommunikation har en förbindande och motiverande inverkan. Det är lättare att koncentrera sig på sina kärnuppgifter om man upplever sig veta vad som är på gång.
Berätta vad som har diskuterats
Intern kommunikation är emellertid ingen lätt uppgift som bara kan utföras av en eller två människor utan alla behövs.
När det gäller perspektivet intern kommunikation har utmaningen inom ramarna för det här projektet bland annat varit att de berörda arbetar över hela landet. Visserligen har vi tillgång till många snabbkommunikationskanaler men ofta drivs ärenden framåt av möten ansikte mot ansikte på kontoren och runt kaffebordet.
Så hur ska vi då få fram informationen till andra sidan Finland? Den interna kommunikationens mål är att ge medel och arbetsredskap så att människor kan dela med sig av sin vetskap.
Hur den interna kommunikationen fungerar beror i mångt och mycket på hur mycket människor berättar för varandra, vad som diskuteras och vad som beslutas. En ytterligare utmaning i uppföljningen av kommunikationen utgörs av den rikliga mängden kommunikationsmedel, då någon information kan missas eller när tiden helt enkelt inte räcker till för att följa med alla kanaler.
Vidarebefordra information
Informationens betydelse betonas på projektledningsnivå. Det skulle vara bra om frågor skulle nå folk redan på planeringsstadiet. Ofta blir det dock så att besluten måste fattas snabbt och därför informerar man enbart om besluten.
Vi har emellertid strävat efter att det ska vara möjligt att diskutera beslut och att det ska hållas informationstillfällen om större beslut, som även ska spelas in för att det ska vara möjligt att titta på dem också i ett senare skede. Till vårt förfogande har vi också en beslutslogg där det går enkelt att bläddra bland alla beslut som gäller projektet.
Ge respons
Utmaningarna med TE-digis interna kommunikation är i stor utsträckning desamma som inom alla stora projekt. Jag vill utmana alla personer som sitter i möten och runt kaffebordet att fundera på om det finns någon fråga som borde tas upp till diskussion och som det skulle vara bra att också någon annan blir upplyst om. Om så är fallet, låt då informationen spridas.
Den interna kommunikationen utvecklas heller inte om vi inte ger respons och utvecklar den tillsammans. Det är alltså värt att fritt föra fram egna idéer för att utveckla kommunikationen.
Miina Väänänen
ledningens stöd, projektets interna kommunikation/Arbetsmarknadstorget